Kính gửi :

                                                    - Các phòng Giáo dục và Đào tạo;

                                                    - Các trường Trung học phổ thông;

                                                    - Các Trung tâm Giáo dục thường xuyên;

                                                    - Trung tâm KTTH-HNDN&GDTX tỉnh.

Để việc quản lí, phê học bạ học sinh ở các cơ sở giáo dục đảm bảo yêu cầu chính xác, khoa học và mang tính sư phạm, Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các đơn vị thực hiện một số nội dung như sau:

1. Quản lí, ghi học bạ của học sinh THPT

* Việc quản lí, ghi học bạ học sinh thực hiện theo đúng hướng dẫn đã ghi trong quyển học bạ do Bộ GD&ĐT phát hành, Sở GD&ĐT hướng dẫn cụ thể một số nội dung sau.

1.1. Quản lí : Giao cho phụ trách Thư viện nhà trường quản lí, quy định cụ thể thời gian hoàn thiện sổ theo yêu cầu năm học, lập sổ theo dõi mượn học bạ (giáo viên mượn để vào điểm, ghi nhận xét...; học sinh mượn để phô tô công chứng làm hồ sơ dự thi chuyên nghiệp...)

1.2. Ghi học bạ:

* Trách nhiệm của giáo viên chủ nhiệm:

- Trang 1: Giáo viên chủ nhiệm ghi đủ và chính xác các thông tin về nơi sinh; chỗ ở hiện tại của gia đình học sinh (thôn, xã, huyện, tỉnh); yêu cầu học sinh nộp ảnh để dán vào nơi quy định từ khi lập học bạ.

- Đầu từng năm học (sau khi ổn định biên chế học sinh), giáo viên chủ nhiệm ghi đủ các thông tin ở phần trên cùng từ trang 2 đến trang 11.

- Các trang 2,4,6 (hoặc 8, nếu có):

+ Ghi điểm trung bình các môn học và ký, ghi họ tên vào ô quy định.

+ Xác nhận việc có hay không có sự sửa chữa, ký và ghi rõ họ tên.

- Các trang 3,5,7 (hoặc 9, nếu có): Cuối năm học, ghi rõ các nội dung sau.

+ Ghi rõ kết quả xếp loại cuối học kỳ, cuối năm học; kết quả sau thi lại, rèn luyện thêm (nếu có) của học sinh vào ô quy định (ghi rõ xếp loại Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu hoặc Kém; không ghi tắt).

+ Xác nhận việc học sinh được lên lớp, thi lại, rèn luyện thêm hạnh kiểm trong hè hay không được lên lớp (đủ điều kiện hay không đủ điều kiện thi tốt nghiệp, nếu là học sinh lớp 12).

+ Ghi rõ học sinh có chứng chỉ nghề phổ thông hay không, nghề gì, xếp loại (ghi rõ xếp loại Giỏi, Khá, Trung bình, Yếu hoặc Kém; không ghi tắt).

+ Ghi rõ học sinh có đạt giải thưởng trong các kỳ thi từ cấp huyện trở lên và các khen thưởng đặc biệt khác.

+ Phê học bạ : Giáo viên chủ nhiệm nhận xét về ý thức phấn đấu trong học tập và rèn luyện, ý thức chấp hành nội quy trường, lớp và các hoạt động khác của học sinh trong năm học. Nội dung nhận xét phải thể hiện sự thân thiện, phản ánh đúng kết quả học tập và rèn luyện, khơi gợi được sự tự tin và tinh thần phấn đấu tích cực của học sinh; tránh nhận xét quá ngắn gọn, chung chung, khi nhận xét, giáo viên chủ nhiệm không gạch các đầu dòng mà nhận xét theo phong cách văn viết, có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ; lời phê phải gắn với đặc điểm của từng học sinh (Hiệu trưởng nhà trường phải tổ chức tập huấn, hướng dẫn giáo viên ghi lời phê trong học bạ); ký, ghi rõ họ tên sau khi nhận xét. Những trường có điều kiện, nhà trường khuyến khích giáo viên chủ nhiệm dùng dấu tên khi phê học bạ.

* Trách nhiệm của giáo viên bộ môn (trang 2, 4, 6, và 8 - nếu có): Cuối học kỳ, cuối năm học, ghi chính xác kết quả học tập bộ môn của học sinh, ký và ghi rõ họ tên vào ô quy định.

* Trách nhiệm của Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng được uỷ quyền):

- Trang 1:

+ Hiệu trưởng ký, ghi rõ họ tên sau phần thông tin về học sinh.

+ Ký xác nhận vào ô ghi lớp học của học sinh trong từng năm học.

- Trang 2,4,6 (trang 8, nếu có):

+ Xác nhận việc có hay không có sửa chữa điểm của giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm (chỉ ký, ghi họ tên, không ghi thêm thông tin gì).

- Các trang 3,5,7 (hoặc 9, nếu có): Cuối năm học, ghi rõ các nội dung sau.

+ Phê duyệt nhận xét của giáo viên chủ nhiệm, ký và ghi rõ họ tên sau khi phê duyệt.

- Các trường phải hoàn thành việc vào điểm, phê học bạ trước khi kết thúc năm học. Học bạ phải được giáo viên chủ nhiệm lớp chuyển cho học sinh đọc trong buổi họp lớp cuối năm; chuyển cho cha mẹ học sinh xem trong buổi họp phụ huynh cuối năm (hoặc đầu năm học sau đối với trường DTNT).

1.3. Ở các trang có chữ ký của Hiệu trưởng đều phải đóng dấu của nhà trường vào chữ ký sau khi Hiệu trưởng xác nhận (hoặc phê duyệt); đóng dấu giáp lai các trang của học bạ.

1.4. Mực ghi học bạ

Các trường phải thống nhất màu mực khi vào điểm và phê học bạ; nên dùng bút mực đen, nếu có sửa chữa, dùng bút mực đỏ gạch chéo vào thông tin sai và ghi thông tin đúng lên góc trái.

2. Đối với học bạ THCS, BT THPT

- Các phòng GD&ĐT, các TT GDTX  nghiên cứu hướng dẫn trên để chỉ đạo quản lí, ghi học bạ cho phù hợp và đảm bảo tính sư phạm.

- Các đơn vị yêu cầu tổ trưởng tổ chủ nhiệm, tổ trưởng chuyên môn triển khai tinh thần công văn này tới tất cả giáo viên trong sinh hoạt chuyên môn và thảo luận vận dụng.

Sở GD&ĐT yêu cầu Hiệu trưởng các trường THPT; Giám đốc các TTGDTX; Trưởng phòng GD&ĐT các huyện,TP căn cứ hướng dẫn, cụ thể hoá, bổ sung nội dung cho phù hợp với thực tế địa phương và triển khai thực hiện nghiêm túc. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, báo cáo về Sở GD&ĐT (Phòng GDTrH) để giải quyết.